Quais os passos necessários para a transição do BPOS para o Office 365?

 

Office 365 – a evolução de um serviço existente, o BPOS

Como muitos sabem, BPOS é a oferta corrente da Microsoft sobre “Software as a Service” ou “Software como Serviço”. O Office 365 é um “parente” do BPOS. Podemos dizer que é um “rebrand”. A grande diferença está em ele ser uma nova oferta, como novos recursos, novas formas de oferta e significativas mudanças de arquitetura. Essa mudança na arquitetura é muito clara quando abordamos quais versões os serviços do Office 265 são hospedados, visto que o Exchange é o 2010, o SharePoint é o 2010 e a mensageria é pelo Lync 2010.

E essa arquitetura é totalmente “multitenant”. Isso quer dizer que existirá uma partição virtual, com dados e configurações, para as instâncias do Office 365. Essa é uma grande evolução perante o BPOS, pois, por exemplo, certos serviços possuem problemas de performance, como protocolo IMAP, pela arquitetura anterior não ser “multitenant”.

Ou seja, o serviço que será oferecido para os clientes é o mesmo, porém com essas melhorias e evoluções. Essa é a característica do SaaS, onde quando uma nova tecnologia é disponibilizada para o cliente, o mesmo começa a tomar proveito da mesma sem ter que realizar migrações de dados e migrações de aplicações, na parte de servidores.

Papéis e responsabilidades na transição

Durante o processo de transição para o Office 365, algumas tarefas serão de responsabilidade da Microsoft e outras do Cliente, preferencialmente sendo executada junto com o parceiro de suporte indicado na venda do BPOS. De uma forma sucinta, podemos resumi-las da seguinte forma:

Microsoft

– Deixar os clientes informados;

– Propor a agenda de mudanças;

– Prover informação e direcionar os passos da transição;

– Realizar todas as mudanças nos datacenters;

– Providenciar um fluxo de e-mail ininterrupto;

– Migrar todos os dados.

Cliente:

– Responder à proposta de agenda de mudanças;

– Comunicar e treinar o usuário final;

– Atualizar / instalar os softwares nas estações de trabalho, se aplicável;

– Opcional: realizar o deploy do papel ADFS e instalar o Exchange Server 2010 com a função CAS.

Essa função do ADFS e do Exchange Server 2010 CAS é obrigatória caso o ambiente tenha uma Rica Coexistência com o Exchange Online, ou deseje a Federação de Identidade. Vale lembrar, que já abordamos a Rica Coexistência em um artigo, no ano passado, dividido em parte 1, parte 2 e parte 3.

De uma forma resumida, a Microsoft será responsável pelas mudanças na nuvem, e o cliente será responsável pelas mudanças em seu site físico.

Timeline e disponibilidade

O processo de deploy do Office 365 será baseado no seguinte timeline:

1 – Beta: quarto semestre de 2010;

2 – Disponibilidade geral (GA – General Availability) – em 2011;

3 – Pilotos, logo após o GA;

4 – *Transição disponível ;

5 – *Finalização da transição.

*OBS – o cliente terá um período de 12 meses para que a transição seja realizada.

Após esse processo, cliente estará migrado de BPOS para Office 365.

Principais áreas de mudanças

Muitas áreas terão mudanças com o Office 365. Como um resumo global dessas mudanças, podemos citar:

– novos recursos;

– novas formas de venda / ofertas;

– descontinuidade do SharePoint Online Deskless Worker;

– substituição do Live Meeting pelo Lync;

– troca do OCS cliente para o Lync client;

– mudanças nos pré-requisitos de sistema;

– novas funções / experiências com o portal;

– novas URLs para os portais e para o OWA;

– Services Connector substituindo o Client Sign-in;

– Federação de Identidade (opcional);

– Rica Coexistência com o Exchange 2010 (também opcional).

Alteração nos requerimentos de sistema

Alguns requisitos de sistema foram alterados com o Office 365. A lista com as principais mudanças são:

– Outlook 2003 não será mais suportado;

– Internet Explorer não será mais suportado;

– Office Communicator R2 2007 não será mais suportado;

– BPOS Client Sign-In não será mais utilizado;

– Adoção do Online Service Connector.

Além disso, os novos requerimentos de sistema são:

Sistema Operacional:

– Windows® 7;

– Windows Vista® SP2;

– Windows® XP SP3 with RPC over HTTP patch;

– Windows XP Home Edition é suportado, nas sem federação;

– Windows XP Media Center Edition é suportado, mas sem federação;

– Mac OS X 10.4 (Tiger), 10.5 (Leopard), 10.6 (Snow Leopard).

Sistema:

– Microsoft .NET Framework 2.0;

– Java client 1.4.2 (para Machintosh OS X).

Clientes Office:

– Microsoft Office 2010 or Office 2007 SP2;

– Office 2008 for Mac and Entourage 2008 Web Services Edition;

– .NET 2.0 or later;

– Microsoft Communicator “14”;

– Mac Messenger 9.

Browser – Microsoft Online Portal

– Microsoft Internet Explorer® 8;

(Windows XP)

– Internet Explorer 7 or later;

(Windows Vista and Windows 7)

– Mozilla Firefox 3.x;

– Apple Safari 3.x.

Browser – OWA

– Internet Explorer 7 or later;

– Firefox 3 or higher;

– Safari 3 or higher on Macintosh OS X 10.5;

– Chrome 3 and later versions.

Browser – OWA Light

– Internet Explorer 5.5 or later;

– Firefox 2 or higher;

– Safari 3 or higher ;

– Opera.

Client Applications

– Microsoft Online Services Connector.

É realmente necessário migrar os meus clientes para o Office 2010, após a transição para Office 365?

Um dos pontos frequentes de questionamento é sobre qual a versão correta de cliente que devo utilizar com o Office 365. A resposta é Office 2010. Com ele, muitos recursos adicionais estarão disponíveis. Isso se deve ao fato do Office 365 ser baseado em servidores da família 2010. A lista abaixo (em Inglês) trás essas informações:

Comunicações Unificadas:

– Share an Office application with others in one click;

– See presence and contact others from within your shared document with IM or voice;

– See voice mail transcripts and faxes right in your inbox.

Business Intelligence:

– Consolidate & quickly analyze and vast amounts of data. Share & Refresh powerful BI models in SharePoint.

Colaboração:

– Edit the same document at the same time;

– Use & update SharePoint documents and lists when you’re not connected;

– Quickly broadcast a slideshow right from within PowerPoint

– Avoid sending sensitive mail to the wrong people with help from Mail Tips and keep security a priority with Retention Policy and Automated Policy Application.

Enterprise Content Management:

– Enhance content management with smart templates that populate document metadata;

– Easily access rich client/server capabilities with the Backstage view in Office 2010.

Identidade

Uma das grandes mudanças do Office 365 é com relação à identidade. Atualmente no BPOS o suporte à identidade é feito com credenciais do ambiente online separadas do ambiente on-premises. Com isso, é necessário que seja feito um login para cada sessão que será aberta. Mas muitos perguntam: mas não temos o DirSync com o BPOS? Temos, mas não há federação. O que há é somente uma replicação de objetos do ambiente on-premises para a nuvem.

Já no Office 365, é possível termos um ambiente com federação, ou seja, podemos realizar login na nuvem com as credenciais corporativas, suportando autenticação “2 factor”. Para isso, é necessário realizar o deploy do ADFS 2.0 no ambiente on-premises.

Vale lembrar que essa configuração com federação é opcional, o que significa que o cliente não é obrigado a adotar a autenticação via federação.

Overview do processo de transição com suas respectivas comunicações

Eis um overview da transição e suas respectivas comunicações:

– Iniciar as comunicações de transição (“Plano Inicial”): Outubro de 2010;

– Planejar e preparar: em andamento;

– Agendamento da transição: 2011;

– Contagem final, lembretes e orientação: por agendamento;

– Transição: por agendamento;

– Tarefas pós-transição: por agendamento.

Durante o esse processo, o agendamento da solução será um processo que conterá múltiplas fases. Em um primeiro momento, a Microsoft obterá o feedback dos clientes através dos times de contas e do suporte. Na sequencia, será proposto o agendamento da transição através de e-mail, no produto e pelo time da conta. O cliente poderá ou não aceitar a data da transição, podendo ser renegociada, via suporte, time de conta ou MOAC. Após a aceitação da data da transição, ela ocorrerá em um final de semana (48 horas).

Avaliação do Office 365 para clientes existentes

Para os clientes que possuem o BPOS não haverá conversão de clientes durante o Beta. Da mesma forma, eles não poderão converter para Office 365, mesmo que seja para o Beta. No plano piloto, alguns clientes (um pequeno grupo, para ser honesto) serão usados para converter para Office 365. Obviamente, os dados serão preservados nessa transição.

Preços, licenciamento e ofertas

A forma de venda do Office 365 será bem diferente com relação ao BPOS. Mas a diferença não está no processo em si (compra pelo site, pagamento por cartão ou boleto, etc), mas na quantidade de possibilidades de compra. Todas as assinaturas ativas serão migradas para o respectivo plano no Office 365, não alterando os termos de licenciamento, contratos, status da conta, etc. Além disso, cada SKU BPOS irá mapear para uma somente uma SKU do Office 365.

Após a transição, os clientes poderão trocar a sua respectiva assinatura. Vale lembrar que o SharePoint Online Deskless Worker será descontinuado.

Planos do Office 365

Os planos para o Office 365, com relação aos recursos, serão divididos da seguinte forma:

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Figura 1: Planos para o Office 365.

Não entrarei nos valores da solução, pois isso poderá variar e muito, dependendo de cada caso. A única coisa que posso afirmar é que o mesmo valor que o cliente paga pelo BPOS será o valor pago pelo Office 365, com os respectivos serviços equivalentes.

Notem que os planos são divididos em duas famílias: Kioski e Enterprise. Cada suíte com um número superior possui obviamente mais recursos disponíveis que o plano anterior. O recurso de voz, da suíte E4 depende de questões legais para estar disponível no Brasil. Uma novidade relativamente grande, compara com o BPOS, é a possibilidade de uso do Office Professional Plus, no ambiente on-premises (não somente o Office Web Apps). A suíte E3 oferece essa possibilidade.

Transição do Live Meeting para o Lync

Com o Office 365, o Lync Online torna-se a solução de conferência. Após a transição, o Lync Online irá substituir o Live Meeting. Com isso, os clientes poderão usar o Live Meeting somente durante o período de transição. Os clientes deverão remover o add-in do Live Meeting para o Outlook e instalar o add-in para o Lync. Eventos criados no Live Meeting irão persistir, mas as novas reuniões deverão ser criadas no Lync.

Fases da transição

As seguintes fases para a transição serão realizadas:

Planejamento, preparação e plano piloto: estudar, agendar, realizar o deploy dos softwares para os usuários finais, preparar os usuários finais e criar o plano piloto.

Transição: 48 horas para ser executada, com fluxo de e-mail ininterrupto, portal do cliente e de administração temporariamente bloqueados. O SharePoint ficará bloqueado por parte da semana.

Configuração: configurar os computadores e dispositivos para os usuários finais, reconfigurar as aplicações que usam o Exchange Online e configurar os novos recursos e capacidades.

Como será a experiência da transição para administradores, parceiros e usuários finais

Respectivamente para administradores, parceiros e usuários a transição terá os seus efeitos. E esses efeitos poderão ocorrer antes, durante e depois da transição.

Para os administradores, antes da migração, eles receberão as notificações sobre a transição, a data proposta para a migração (podendo ser aceita ou não). Durante a migração o administration center irá somente exibir informações, onde qualquer alteração estará bloqueada. Links serão enviados para que o administrador fique familiarizado com o novo ambiente e com as tarefas pós-transição. Após a transição, os administradores serão redirecionados para o novo portal de administração, além de ter que revisar as informações pós-migração.

Para os parceiros, antes da migração, deverá aprender sobre os recursos do Office 365, bem como será a transição. Estará em cópia das comunicações que serão enviadas para o cliente. Além disso será responsável em assistir o plano do cliente, bem como as áreas de impacto. Após a migração, o parceiro deverá dar suporte para o cliente, conforme necessário, ajudar os clientes a realizar o deploy e configuração do ADFS e da Federação de Identidade. Além disso, deverá realizar ou auxiliar o deploy da Rica Coexistência do Exchange.

Para os usuários finais, antes da migração, deverá ser revisto as informações enviadas pelos administradores, bem como as instruções sobre qualquer instalação de software cliente: Office, Communicator, Live Meeting, Internet Explorer e Service Connector. Durante a transição, os sites do SharePoint serão bloqueados (será liberado somente como leitura), o Outlook e o fluxo de e-mails ficarão funcionamento normalmente, a URL antiga do Outlook irá parar de funcionar e o Active Sync não estará apto a conectar no Exchange Online com as configurações prévias.

Após a transição, os usuários receberão com uma nova página de Sign-in. O cliente de Sign-in deverá ser removido. Os usuários e passwords serão os mesmos. O Outlook e o SharePoint irão funcionar imediatamente, porém o Outlook será reconfigurado automaticamente, mas sem resincronizar o OST e o profile antigo será preservado. As URLs do SharePoint irão ser redirecionadas para as novas. As novas URLs do OWA deverão ser providas pelos administradores. Dispositivos móveis também deverão ser reconfigurados.

Novo deployment vs. transição

A tabela abaixo demonstrada as etapas comparando um novo deployment vs. uma transição:

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Figura 2: Novo deployment vs. transição. A área verde demonstra as etapas de transição.

Cenários de transição de BPOS para Office 365

Os seguintes cenários podem ser aplicados para a transição:

A. Trial existente

São os clientes que possuem um trial do BPOS. Esse ambiente se aplica para os clientes que criam o trial antes de 30 dias da disponibilização global do Office 365, ou tiveram o seu trial estendido.

Para esse cenário, as contas trial não serão migradas. Soluções: compre o BPOS e realize a transição ou aguarda pelo trial do 365, realizando novamente o trial. Os domínios deverão ser removidos do trial antigo do BPOS.

B. Produto comprado, mas fora de produção

São os clientes que compraram o BPOS, mas não colocaram em produção. Esse cenário também é aplicável para os clientes que compraram o BPOS não realizaram somente uma prova de conceito.

Para esse cenário, existem 3 soluções:

1 – pode ser feita a implantação do BPOS e, posteriormente, realizar a transição, conforme descrita nesse artigo;

2 – não realizar a implantação do BPOS. Realizar o beta no estilo “sandbox” do Office 365 (antes da disponibilização geral), atualizar somente a assinatura de BPOS para Office 365 e, finalmente, realizar a implantação do Office 365;

3 – não realizar a implantação do BPOS. Realizar um beta para o ambiente de produção, ou seja, que terá transição. No ato da liberação geral do Office 365, converter o trial para uma assinatura normal (pode ser necessário um novo contrato), e finalmente, realizar a implantação do Office 365.

C. Produto comprado e em produção

São os clientes que compraram o BPOS e que o mesmo está em produção, completamente ou parcialmente. Para esse cenário, basta realizar a transição para Office 365, conforme relatado nesse artigo.

Suporte e recursos adicionais

MOS Technical Support:

– Engenheiros especialmente treinados para a transição;

– Transition Hotline (TBD)

– Atendentes de primeiro nível treinados.

Parceiros:

– Recebe toda a comunicação do cliente em cópia;

– Comunicação e treinamento;

– Conselheiro confiável.

Centro de Transição:

– FAQ;

– Checklist;

– Transition Guide (TBR);

– Forums;

http://www.microsoft.com/online/transition-center.aspx.

Ferramentas:

– Microsoft Assessment and Planning Toolkit;

http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb977556.aspx;

http://www.microsoft.com/online;

http://office365.microsoft.com.

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